No inventário aqui disponível estão todas as informações coletadas e catalogadas sobre instrução/educação, com a descrição dos temas, das possibilidades e dos limites para a pesquisa. A ordenação dos dados referentes à educação está composta pelos seguintes itens: ano do jornal, número da edição, data, dia da semana, número da página, categoria, título da seção, título, autor, resumo, sujeitos citados, instituições de ensino, municípios citados e legislações. As categorias foram estabelecidas com o intuito de facilitar a pesquisa, a saber: Artigo de Opinião, Anúncio, Noticiário, Câmara Municipal de Piracicaba/SP e Editais Oficiais, assim como para facilitar o entendimento do conteúdo do resumo, algumas informações foram descritas entre parênteses. O mesmo foi feito com o "dia da semana", pois nem sempre o jornal traz essa informação no cabeçalho.
Os dados trazem diversas possibilidades de temas para pesquisa no campo da História da Educação, as principais são: impressos pedagógicos; material didático; educação feminina; educação dos ingênuos; educação dos pretos; educação dos imigrantes; educação no Brasil (Império/República); educação nas Províncias/Estados; instituições de ensino públicas e particulares; notícias da educação em diferentes países; educação nos municípios (principalmente do estado de São Paulo); faculdades do Brasil (principalmente Direito e Medicina); educação em Piracicaba; discussões sobre reformas educacionais; instituições onde os filhos da elite de Piracicaba estudavam; discussões e opiniões sobre diferentes disciplinas e suas práticas; criação e construção de escolas, principalmente públicas, como os grupos escolares; o que era necessário para fazer matrícula em escolas públicas e particulares; anúncios que revelam características de preceptores, professores particulares e escolas particulares — privadas e confessionais. Veja aqui as edições.
Além de todas essas informações, também são apresentados os principais aspectos ou características essenciais que devem ser considerados na análise de um jornal como fonte histórica, segundo esquema adotado por Barros (2021, p. 431-443), tais como "periodicidade", "materialidade", "publicização", "lugar de impressão" e "lugar de produção". Essas características se entrelaçam com outros aspectos delas derivados, que permitem criar uma identidade histórica e inserir o jornal dentro de um dinâmico quadro social, econômico, político e cultural, de forma a melhor compreendê-lo.
O imbricamento desses aspectos materiais, técnicos, econômicos e culturais, dentre outros, suscita importantes perguntas que devem ser formuladas e respondidas. É com essa intenção que destacamos a primeira edição de cada mês, com uma descrição detalhada de todo o seu conteúdo, página por página. Ademais, também são trazidas as notas do jornal aos leitores, informações sobre seus proprietários, redatores, gerentes e funcionários, preço, ritmo de disponibilidade e indicação das dificuldades e dos motivos para a não publicação de algumas edições. Destacam-se, anualmente, as notas do jornal na data de seu aniversário, no mês de junho, com regozijos sobre sua luta para continuar existindo e apontamentos sobre as dificuldades enfrentadas. Veja aqui as materialidades
Como nos adverte Barros (2021, p. 398), "para se ter de fato um ponto de vista historiográfico sobre os jornais", é preciso compreendê-los no seu dia a dia, "no mundo da cultura, no interior da sociedade que os gera e reatualiza como uma forma específica de comunicação, informação, poder e instrumento de sociabilidade". O intuito é que o acesso a esses dados estimule novas pesquisas a cotejá-los no âmbito de um conjunto maior de combinações com outras fontes, de modo que revelem uma multiplicidade de aspectos que antes eram menos evidentes, mas que, diante desse inventário, se mostram imprescindíveis para o avanço das pesquisas.
Há alguns aspectos que podemos considerar, de certo modo, como limitadores do material, tais como as edições que contêm folhas faltando pedaços, remendos ou ausência de páginas, bem como edições não disponíveis no acervo. Dentro do total de 3.054 edições, que compreendem o período entre junho de 1882 e maio de 1903, consideramos que a quantidade em que isso ocorre é relativamente pequena e não prejudica as pesquisas. A única exceção é o ano de 1891, que não está disponível no acervo, fato que deixa um hiato entre as edições de 1.630, do final de dezembro de 1890, e 1.742, de 1º de janeiro de 1892. Entretanto, nesse intervalo foram publicadas somente 112 edições, fato que consideramos ser um indício de que o jornal praticamente não foi publicado em 1891. Todavia, nas edições disponíveis, não há explicação do porquê isso ocorreu. No caso das edições que têm papel incompleto (faltando pedaços), remendos na página ou ausência de páginas de alguma edição, o total equivale a 85, ou seja, 2,78% da amostra. Isso ocorre nas seguintes edições: 1, 2, 7, 15, 17, 18, 26, 28, 29, 33, 36, 37, 38, 41, 42, 43, 49, 72, 78, 83, 84, 85, 86, 88, 89, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 139, 214, 216, 228, 414, 487, 502, 503, 504, 505, 506, 507, 508, 572, 611, 613, 616, 647, 676, 740, 864, 991, 998, 1.113, 1.124, 1.364, 1.366, 1.368, 1.565, 1.577, 1.587, 1.592, 1.831, 1.832, 1.836, 1.847, 1.869, 2.030, 2.045, 2.124, 2.157, 2.194, 2.202, 2.263, 2.353, 2.370, 2.372, 2.384, 2.447, 2.533, 2.646, 2.657. Quanto às edições não disponíveis no acervo, o total equivale a 80, o que representam 2,62% da amostra, são elas: 5, 6, 50, 516, 675, 720, 811, 865, 945, 946, 947, 1.100, 1.103, 1.114, 1.566, 1.567, 1.568, 1.569, 1.570, 1.571, 1.572, 1.573, 1.574, 1.575, 1.580, 1.588, 1.600, 1.602, 1.614, 1.626, 1.627, 1.628, 1.741, 1.747, 1.755, 1.758, 1.759, 1.761, 1.770, 1.801, 1.837, 1.857, 1.919, 1.920, 1.921, 1.924, 1.959, 1.961, 1.995, 2.031, 2.041, 2.082, 2.083, 2.084, 2.131, 2.138, 2.196, 2.210, 2.247, 2.267, 2.326, 2.395, 2.396, 2.397, 2.446, 2.453, 2.457, 2.485, 2.493, 2.505, 2.561, 2.634, 2.635, 2.636, 2.637, 2.650, 2.651, 2.673, 2.702, 2.996. Nesse conjunto não estão computadas as 112 edições não disponíveis no acervo, referentes ao ano de 1891. Se somarmos essas edições, o total fica em 192, o que equivale a 6,28%. Destaca-se também, que há edições as quais não estão no presente inventário, por não apresentarem nada relacionado à educação ou instrução. No site do IHGP, até o ano de 2024, é possível se ter acesso às edições dos três primeiros anos da Gazeta de Piracicaba https://www.ihgp.org.br/jornais/.
Os problemas decorrentes dos erros e das inconsistências na sequência da numeração de algumas edições do jornal, podem afetar a experiência de pesquisa, especialmente nos filtros das seções "Edições" e "Publicações". Para mitigar os impactos, na seção "Materialidades" esses casos foram destacados de forma detalhada, no entanto, essas informações estão dispersas junto a outros conteúdos. Para facilitar o trabalho dos pesquisadores, foi criado abaixo um resumo ou lista consolidada que organiza essas inconsistências em um único lugar. Assim, evita-se confusão e melhora-se a navegação. Essa abordagem demonstra um esforço em atender melhor o público interessado no material, reconhecendo a importância da clareza e da organização em arquivos históricos e publicações de caráter documental.
Entre a edição 501 (04/01/1887) e 503 (14/01/1887) há uma edição não numerada de 11/01/1887, a qual optamos por deixar com a numeração 502, devido à questão de busca nos filtros disponíveis no site. O mesmo ocorre logo a seguir, entre as edições 503 (14/01/1887) e 506 (25/01/1887), as quais foram numeradas de 504 (18/01/1887) e 505 (21/01/1887). Há casos excepcionais em que existem a ocorrência de grandes "saltos" na numeração da edição. Por exemplo, a edição 1.135 (02/03/1890) é sucedida pela de 1.364 (12/03/1890), após essa a ordem segue corretamente até a edição 1.392 (04/06/1890) que é seguida pelas edições de número 1.361 (20/06/1890) e 1.362 (22/06/1890), quando ocorre um novo "salto" para a edição 1.565 (04/07/1890), depois dessa edição a numeração flui corretamente. Em outro caso de "salto", a numeração da edição 2.133 (07/08/1895) é sucedida pelas edições 2.431 (09/08/1895) e 2.432 (11/08/1895), depois retornam à sequência anterior com a edição 2.136 (13/08/1895). O mesmo ocorre a partir da edição 2.179 (17/11/1895) que é sucedida pelas edições 21.710 (20/11/1895), 21.711 (22/11/1895), 21.712 (24/11/1895) e 21.713 (27/11/1895), após estas a numeração retorna à sua sequência normal a partir da edição 2.184 (29/11/1895). Outra ocorrência do gênero se dá a partir da edição 2.189 (11/12/1895), seguida pela edição 21.810 (13/12/1895), para em seguida retornar à contagem anterior na edição 2.193 (20/12/1895). Após a edição 2.204 (17/01/1896) vem a edição 220 (19/01/1896) - essa edição tem a mesma numeração de uma edição entre os dias 09/01/1884 e 16/01/1884, a qual não é possível ler a data por falta de um pedaço da folha do jornal -, após essa edição a numeração retorna à sequência anterior na edição 2.206 (22/01/1896). Há um episódio em que a edição 2.277 (19/07/1896) é seguida pela edição 227 (22/07/1896), depois da qual a numeração prossegue na ordem anterior na 2.280 (24/07/1896). No caso da edição 2.913 (12/10/1902), ela é sucedida pela 2.941 (16/10/1902), quando a ordem numérica retorna à sequência na edição 2.915 (19/10/1902).
As edições que têm a mesma numeração, mas, datas diferentes, são as seguintes: 227 em 01/02/1884 e 22/07/1896; 375 em 13/03/1885 e 30/08/1885; 557 em 17/05/1887 e 18/05/1887; 1.123 em 24/01/1890 e 29/01/1890; 1.124 em 31/01/1890 e 02/02/1890; 1.380 em 30/04/1890 e 02/05/1890; 1.629 em 24/12/1890 e 28/12/1890; 1.934 em 25/02/1894 e 01/03/1894; 2.112 em 19/06/1895 e 21/06/1895; 2.127 em 24/07/1895 e 26/07/1895; 2.137 em 16/08/1895 e 18/08/1895; 2.143 em 30/08/1895 e 01/09/1895; 2.220 em 28/02/1896 e 01/03/1896; 2.560 em 09/04/1899 e 14/05/1899; 2.649 em 21/02/1900 e 24/02/1900; 2.725 em 29/11/1900 e 02/12/1900; 2.772 em 19/05/1901 e 23/05/1901; 2.865 em 17/04/1902 e 20/04/1902; 2.941 em 16/10/1902 e 09/01/1903; 2.916 em 23/10/1902 e 26/10/1902; 2.925 em 27/11/1902 e 30/11/1902; 2.941 em 16/10/1902 e 09/01/1903; 2.950 em 19/01/1903 e 20/01/1903; 2.974 em 17/02/1903 e 18/02/1903; 3.036 em 08/05/1903 e 09/05/1903.